Google時代一定要會的整理術:連結人腦、人性、科技,有效掌控資訊與思緒

 
(圖片來源:博客來)
重點整理
  • 成功將某項事物編碼的最佳方式,就是給它一個故事,因為故事比事實更容易讓大腦記住。
  • 別掉入「知識就是力量」的迷思。大方與別人分享你的知識,也請別人這麼做。如此一來,每個人都能把事情做得更好。
  • 要做好整理,最重要的是先全盤了解自己的限制與挑戰:知道它們從那兒來?是真實的還是假象?帶給你怎麼樣的影響?你能做些什麼去因應?
  • 訂定具體目標(加上行動計畫)前,問自己幾個問題:我究竟想要達成什麼?為什麼我非得完成不可?我不去做的話,會怎麼樣?想要達成目標,我得採取那些行動?
  • 整理術因人而異,依照個人差異、限制和怪癖量身訂做,並盡可能善用科技。搜尋是全新整理概念的基礎。
  • 過濾資料前,得先確定你的目標,不論一本書、一篇文章,先快速瀏覽資料。依目標分類,各段文字用途,決定是否忽略,或儲存以備日後所需,編碼成記憶。待儲存或編碼資料,依相關性分割成更小段落。
  • 重複(重謄、重讀)幫助日後回想,每週挪出空檔重新審視過去一週蒐集資料。
  • 紙張有助於腦力激盪,解決目標或問題或想點子,寫在便利貼海報紙上,利用剪貼重組資料,有助於模式,讓主題明朗,白板也行。
  • 完全吸收資料,請把文件列印出來。
  • 腦中一大堆想法,拿張紙寫下來。
  • 隨身帶個小記事本。
  • 重要和機密文件保留紙本,並做電子備份,放到雲端上。
  • 用來儲存、管理和搜尋數位資料的電子工具Gmail,把加上+的Gmail帳號給某些特定的寄件人,幫助自動篩選他們寄來的郵件。將密碼提示文字妥善儲存。
  • GCal搜尋容易、快速又準確。
  • 覺得某個網站資料非常重要,可以複製並貼到電郵寄給自己,隨時可搜尋。
  • 降低情境轉換的影響,記下註記、安排相仿工作在一起。
  • 跳脫舊思維,達到整合工作與生活,利用行事曆。
整理原則
  • 妥善管理你的生活,以減輕腦部負擔
  • 趕緊把資訊從腦袋中移出,愈快愈好!
  • 同時處理多項任務,通常只會讓你更沒效率
  • 用故事來記事情
  • 就算某件事有一貫做法,也不表示那是最適當的
  • 知識不是力量,分享知識才是力量
  • 你要克服的是真實的限制,而不是假想的限制
  • 對自己全然誠實,但別預設立場
  • 知道何時該忽視你的限制
  • 在發動引擎前,清楚知道你要去那裡,又要怎麼去
  • 達成目標的方式不只一種,要懂的變通
  • 資料不用歸檔,靠搜尋就好
  • 唯有真正需要的東西才記進腦子裡
  • 將大體積的東西拆解成數小個單位
  • 每週空出時間再次審視重要資訊
  • 世上沒有一套整理系統是十全十美的
  • 盡可能使用你已熟知的工具
  • 在你的電子資料添加關鍵字詞,讓你日後更容易找到
  • 事前做註記,有助之後的情境轉換
  • 將情境相似的工作安排在一起
  • 整合工作與生活,別再妄想達到兩者平衡

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